10 Consejos y trucos de Xero que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer

Aquí'se explica cómo hacer todo, desde rebobinar un error de conciliación hasta configurar recordatorios de facturas.Billie Anne Grigg 20 de julio de 2020

Muchos o todos los productos que aparecen aquí son de nuestros socios que nos compensan. Esto puede influir en los productos sobre los que escribimos y en dónde y cómo aparece el producto en una página. Sin embargo, esto no influye en nuestras evaluaciones. Nuestras opiniones son propias. Aquí hay una lista de nuestros socios y aquí'es cómo ganamos dinero.

Qué hay en el interior

  • 1. Crear roles personalizados
  • 2. Aprovecha el icono «plus»
  • 3. Publicar informes para obtener una instantánea en el tiempo
  • 4. Rebobinar un error de conciliación
  • 5. Ahorra tiempo con la calculadora incorporada
  • 6. Crear facturas y recibos repetitivos
  • 7. Pruebe la función de demostración de la empresa
  • 8. Abrir varias organizaciones
  • 9. Configurar recordatorios de facturas
  • 10. Sincronización con Google Sheets
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  • 1. Crear roles personalizados
  • 2. Aprovecha el icono «plus»
  • 3. Publicar informes para una instantánea en el tiempo
  • 4. Rebobinar un error de conciliación
  • 5. Ahorra tiempo con la calculadora incorporada
  • 6. Crear facturas y recibos repetitivos
  • 7. Prueba la función de empresa de demostración
  • 8. Abra múltiples organizaciones
  • 9. Configurar recordatorios de facturas
  • 10. Sincronización con Google Sheets
  • Como propietario de una pequeña empresa con mucho trabajo, el uso de una plataforma de software de contabilidad como Xero puede facilitar la gestión de sus complejas responsabilidades financieras.

    Para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu software Xero, hemos recopilado algunos de nuestros consejos favoritos sobre Xero -incluyendo atajos, personalizaciones y características únicas- que te permitirán conocer mejor tu software y ahorrarte un tiempo y una energía muy valiosos. Estos consejos son aplicables a todos los usuarios generales de Xero y no incluyen funciones que sólo están disponibles para los usuarios con el rol de Asesor (contable).

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    1. Crear roles personalizados

    El primero de nuestros consejos sobre Xero es la posibilidad de crear roles altamente personalizados para cada usuario de Xero. Esta capacidad le permite colaborar plenamente con todos los que afectan a su negocio sin dar a todos acceso a la información sensible. Con esta función, puedes asignar roles en Xero en función del papel de la persona en tu negocio (Xero incluso tiene un gráfico para ayudarte a comparar los roles de los usuarios) y al hacerlo, esa persona sólo tendrá acceso a las capacidades asociadas a ese rol.

    A continuación te explicamos cómo establecer el rol de un usuario cuando lo añades a tu organización Xero:

  • Haz clic en la pestaña de Configuración y luego selecciona Configuración general.

  • Haga clic en el enlace Usuarios y luego en Añadir un usuario.

  • En la siguiente pantalla, verás opciones que van desde Asesor (que es el rol que quieres asignar a tu contador de negocios para que pueda asesorarte completamente en tus finanzas) hasta Ninguno para seis categorías diferentes. También puede añadir permisos a los usuarios para darles una funcionalidad suplementaria. Estos permisos pueden permitir a los usuarios acceder a la administración de nóminas, dar la posibilidad de editar la información de las cuentas bancarias de clientes y proveedores y conceder la capacidad de gestionar usuarios y cambiar permisos.

  • En la parte inferior de esta pantalla, verás un enlace para «Entender los detalles del rol del usuario».» Este enlace te lleva a una página que explica detalladamente a qué puede acceder cada función, para que nunca tengas que preguntarte si estás eligiendo las opciones correctas para un nuevo usuario.

    2. Aprovecha el icono «plus»

    Para nuestro segundo consejo de Xero, vamos a sumergirnos en el icono más, o añadir. Cuando inicies sesión en Xero, verás un pequeño icono de signo más (+) en la parte superior derecha de la pantalla. Aunque parezca un detalle insignificante, este icono puede ser muy útil.

    Al hacer clic en este icono, podrá acceder rápidamente a diferentes funciones, como la creación de una nueva factura, un contacto, una factura o un pedido. A medida que continúe utilizando Xero, este acceso directo le ahorrará tiempo y le ayudará a desarrollar un flujo dentro de su proceso de contabilidad.

    3. Publicar informes para una instantánea en el tiempo

    Puede publicar sus estados financieros anuales e intermedios, así como otros informes y guardarlos directamente en Xero. Aunque tu información contable cambia a diario, a veces es útil tener una instantánea congelada de un determinado periodo de tiempo al alcance de tu mano. La publicación de estos informes dentro de Xero le permite guardar esta información de forma segura dentro de su software de contabilidad.

    Para publicar un informe

  • Basta con hacer clic en el botón verde de publicación en la parte inferior de la pantalla.

  • En la siguiente pantalla, puede publicar el informe (como PDF u hoja de cálculo) o guardarlo como borrador.

  • Para volver a acceder al informe, haz clic en la pestaña Informes de la parte superior de cualquier pantalla de Xero, selecciona Todos los informes y luego haz clic en el enlace Publicado de la parte superior de la página.

  • Una vez publicado un informe, estará disponible en esta pestaña para que los demás lo vean cuando se conecten a Xero. Esta es una gran manera de compartir información de un momento específico con otros miembros de su negocio. Además, puedes guardar los informes en cualquiera de los dos formatos en tu ordenador para compartirlos o utilizarlos en el futuro.

    4. Rebobinar un error de conciliación

    A todo el mundo le pasa: estás en un apuro, haciendo zoom en el extracto bancario y, antes de darte cuenta, has hecho coincidir una transacción de forma incorrecta. La función «Desconciliar» de Xero te permite corregir este error rápidamente. Dado que al desconciliar se mantiene la transacción de la cuenta y la línea del extracto bancario, pero se elimina la conexión entre ellas, este consejo de Xero te ahorrará mucho tiempo y problemas.

    Para descontabilizar una transacción de la cuenta:

    • Haz clic en los tres puntitos a la derecha del nombre de la cuenta en el panel de control.

    • Vaya a Transacciones de la cuenta en el encabezado Buscar.

    • Haga clic en la transacción que desea modificar para abrirla.

    • En la siguiente pantalla, haga clic en Opciones y luego seleccione Desconciliar.

    • Haz clic en Aceptar en la ventana emergente para descontabilizar la transacción.

    Una vez completado este proceso, puedes volver a reconciliar la línea del extracto bancario.

    5. Ahorra tiempo con la calculadora incorporada

    Este consejo sobre Xero trata de una herramienta práctica que muchos usuarios pasan por alto cuando aprenden a utilizar el programa de contabilidad Xero. Xero tiene una calculadora incorporada que permite realizar funciones matemáticas básicas directamente en determinados campos. El uso de esta calculadora disminuye la posibilidad de que se produzca un error de entrada, por no mencionar que le ahorra tiempo al buscar otra calculadora para realizar operaciones aritméticas sencillas. También es útil si necesitas hacer algunos cálculos rápidos al servicio de una fórmula contable más complicada.

    La calculadora incorporada tiene funciones de suma, resta, multiplicación, división y agrupación. Para utilizarlo, basta con escribir una ecuación, como 15 * 1.12 – justo en un campo. Pulsa intro o tabulador y Xero calculará el resultado. Puede utilizar esta calculadora tanto para las transacciones como para los diarios manuales, sin embargo, debe saber que no todos los campos aceptan funciones matemáticas.

    6. Crear facturas y recibos repetitivos

    Si tienes que enviar facturas regularmente o pagar facturas, ahórrate la molestia de tener que repetir el mismo proceso una y otra vez con este truco de Xero. Utiliza la función de repetición de facturas elaborando una plantilla y Xero creará automáticamente una factura o un recibo para ti en función de la frecuencia que especifiques. Xero lo pondrá en la pestaña Borrador si necesitas variar el importe (u otro campo), y si todo es igual cada vez, irá en la pestaña En espera de pago.

    Una vez más, esta función se puede configurar tanto para las facturas como para los recibos y se hace accediendo a la pestaña Repetición en cada categoría respectiva. Desde ahí, haz clic en «Nueva factura/cobro repetido» y podrás crear una nueva plantilla o utilizar una ya existente, y configurar las especificaciones que necesites. Esta función de Xero, que se encuentra en muchos programas de facturación, acabará facilitando tu proceso de pago y facturación de facturas.

    7. Pruebe la función de empresa de demostración

    Alguna vez te has preguntado cómo afectaría una transacción a tus libros, pero no querías arriesgarte a estropear tus finanzas? La empresa de demostración de Xero te permite experimentar con datos de prueba utilizables. La empresa de demostración le permite probar las transacciones y las funciones completamente separadas de los datos de su empresa. La utilización de la empresa de demostración, por lo tanto, no afectará a nada de lo que ya haya configurado, ni nadie más podrá ver los datos que introduzca o importe en la empresa de demostración. Por lo tanto, si quiere ver cómo se vería afectada la contabilidad de su tienda minorista por una gran transacción, por ejemplo, la función de empresa de demostración le permite hacerlo.

    «¿Alguna vez te has preguntado cómo afectaría una transacción a tus libros, pero no querías arriesgarte a estropear tus finanzas? La empresa de demostración de Xero te permite experimentar con datos de prueba utilizables.»

    Para acceder a la función de empresa de demostración, haga clic en el icono de la lista a la izquierda del nombre de su empresa en cualquier página y seleccione Mi Xero. En la parte inferior de la siguiente pantalla, verás un enlace para probar la empresa de demostración. Puede restablecer la empresa de demostración en cualquier momento, pero debe tener en cuenta que cualquier dato que introduzca o importe expirará automáticamente después de 28 días.

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    8. Abrir varias organizaciones

    No es raro que los propietarios de pequeñas empresas tengan más de un negocio, o que su cónyuge o pareja también tenga un negocio. Si las empresas tienen diferentes números de identificación fiscal, es importante tener archivos de contabilidad separados para cada una.

    Sin embargo, si el dinero fluye entre las dos (o más) empresas, tienes que asegurarte de que las transacciones se registran correctamente en la contabilidad de cada empresa. Ver los dos archivos de contabilidad virtual a la vez puede asegurar que esto ocurra correctamente, pero iniciar sesión en varias organizaciones de Xero al mismo tiempo podría ser problemático. Si intentas hacer malabares con varios inicios de sesión diferentes, podrías olvidar guardar tu trabajo o guardarlo en la organización equivocada.

    A menos que utilices este punto de nuestra lista de consejos sobre Xero. Lo único que tienes que hacer es utilizar un navegador diferente para cada organización. Por ejemplo, puedes entrar en el archivo de la empresa A en Firefox y en el de la empresa B en Safari. También puedes configurar varias identidades en Google Chrome y abrir un archivo de Xero en cada una de ellas.

    Aunque este truco de Xero puede sin duda ahorrarte tiempo y simplificar el proceso, debes tener mucha precaución al trabajar en varias organizaciones a la vez. Incluso con diferentes navegadores, es muy fácil registrar una transacción en un conjunto de libros equivocado, y puede que no te des cuenta hasta el final del año.

    9. Configurar recordatorios de facturas

    Otro de nuestros consejos de Xero para ayudarte a optimizar tu proceso contable es la configuración de recordatorios de facturas. En lugar de preocuparte por el seguimiento de tus cuentas por cobrar, deja que Xero se encargue de ello por ti. Puedes establecer recordatorios de facturas, configurando a Xero para que envíe automáticamente recordatorios a los clientes en función de la fecha de vencimiento de una factura.

    En Configuración > Configuración general > En la Configuración de la Factura, verá el botón de Recordatorios de la Factura. Aquí puedes activar los recordatorios de facturas. Puede elegir entre los parámetros predeterminados de días de vencimiento o crear su propio recordatorio. Incluso puedes personalizar lo que dice cada correo electrónico recordatorio haciendo clic en el enlace Editar. Además, Xero tiene una opción para incluir un enlace a la factura en el correo electrónico de recordatorio, así como una opción para no enviar recordatorios para las facturas pendientes por debajo de un determinado importe. Si necesitas ser aún más específico, puedes desactivar los recordatorios para un cliente o una factura en particular.

    10. Sincronizar con Google Sheets

    Con todo el software y las herramientas diferentes que utilizas como propietario de un negocio, es mucho mejor cuando las plataformas pueden trabajar juntas, y ahí es donde entra el último punto de nuestra lista de consejos sobre Xero. Puedes sincronizar tu cuenta de Xero con tu Gmail y así exportar informes o presupuestos de Xero a Google Sheets. Para ponerlo en práctica, lo único que tienes que hacer es ir a un informe o presupuesto que quieras exportar. A continuación, haz clic en el icono del menú (los tres puntitos) a la derecha de ese documento. Se te pedirá que elijas el método de exportación: elige Google Sheets. Si aún no has iniciado sesión en tu cuenta de Gmail, se te pedirá que lo hagas y, a continuación, deberás confirmar que Xero es un sitio de confianza cada vez que inicies una sesión de Google Sheets.

    Una vez exportado el documento a Google Sheets, puedes editarlo, guardarlo o compartirlo. También puedes invitar a otras personas a ver estos documentos en Google, como archivos de sólo lectura, incluso si no tienen una cuenta de Gmail. Esta función es perfecta si necesitas realizar tareas de contabilidad u otros trabajos fuera de Xero. También puede ayudar a la colaboración de su empresa, especialmente con quienes no tienen acceso a su cuenta Xero.

    » MÁS: Contabilidad Xero: 5 cosas que hay que saber

    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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