4 razones para pasarse a la facturación online

Las pequeñas empresas pueden gestionar mejor el flujo de caja, ser más eficientes y cobrar más rápido con la facturación online.Whitney Vandiver 27 de enero de 2022

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Durante décadas, las empresas han dependido de las facturas en papel o en PDF para cobrar, haciendo malabarismos con los procesos manuales y la lentitud de las respuestas de los clientes. Ahora, eso'empieza a cambiar.

Muchos propietarios de pequeñas empresas están recurriendo a la facturación online para acelerar los pagos de los clientes. En los últimos 10 años, la facturación online ha transformado la forma en que las empresas facturan a sus clientes, con empresas como FreshBooks, Wave y Zoho que hacen que el software de facturación basado en la nube con opciones de pago incorporadas sea fácilmente accesible. A diferencia de lo que ocurre con las facturas tradicionales, los clientes pueden pagar los saldos en línea con sólo pulsar un botón, y los propietarios de las empresas pueden seguir fácilmente en qué punto de la cola se encuentra la factura. Para las empresas que dependen en gran medida de la facturación, como las galerías de arte, las empresas de catering, los minoristas y los servicios profesionales, hacer el cambio puede tener un gran impacto.

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Por qué merece la pena hacer el cambio.

1. Puede cobrar más rápido

Los clientes que tardan en pagar pueden atascar el flujo de caja de una empresa. Un informe de 2021 de la empresa de software financiero Wave reveló que el 25% de las microempresas encuestadas -las que tienen nueve o menos empleados- han esperado más de un año para recibir el pago de al menos un cliente.

Pero la facturación online está facilitando la comunicación entre las empresas que facturan y los consumidores que pagan. Según el informe, las microempresas que utilizaron facturas digitales con opciones de pago en línea recibieron un 15% más de facturas pagadas en un plazo de 30 días que las empresas que no utilizaron esta opción.

Hannah Vaughn, propietaria de la empresa de marketing online Mane Impact, ha probado varias plataformas de pago entre particulares para simplificar los pagos online y afirma que el cambio a las facturas digitales le ha ayudado a cobrar más rápidamente. La gente puede hacer clic en «aceptar» y hacer la transferencia», dice, haciendo que el pago sea un proceso de un solo paso.

2. Es más cómodo para los clientes

Cuando la pandemia del COVID-19 hizo que las compras en persona cayeran en picado, más consumidores empezaron a mostrar su preferencia por hacer pedidos y pagar en línea. Las facturas online son una forma sencilla de satisfacer esta necesidad y de ofrecer más opciones de pago.

«La gente quiere poder pagar a su conveniencia y [con] el método que quiera», dice David Axler, vicepresidente y director general de libros y banca de Wave.

Hacer la transición a las facturas en línea con opciones de pago incorporadas también podría animar a más clientes a pagar en línea en lugar de en persona, un cambio útil para las pequeñas empresas que intentan limitar las aglomeraciones.

3. Es escalable y eficiente

Maryana Grinshpun, propietaria de Mammoth Projects, una empresa de arquitectura y diseño con sede en Nueva York, afirma que la facturación online le ahorra tiempo al automatizar la información de facturación. En lugar de tener que introducir elementos como las condiciones de venta para cada factura, «poder hacer referencia a esa [información] a perpetuidad para este cliente y para cada cliente en el futuro» simplifica el proceso para ella.

La facturación en línea también simplifica los calendarios de pago con la facturación recurrente automatizada, por lo que los propietarios de empresas no tienen que enviar manualmente las facturas cada semana o cada mes.

Al permitir a las empresas automatizar su facturación, la facturación en línea ahorra a los propietarios de pequeñas empresas el tiempo que suelen dedicar a tareas administrativas y que pueden utilizar para conseguir más clientes y ampliar sus negocios.

«Para muchos de nuestros empresarios, la forma de hacer crecer su negocio es conseguir más clientes», dice Axler.

4. Ayuda a gestionar el flujo de caja

Los problemas de liquidez no son nada nuevo para las pequeñas empresas. Según una encuesta de QuickBooks de 2021, el 60% de las pequeñas empresas han tenido problemas de liquidez. La facturación online ofrece a las pequeñas empresas una herramienta para gestionar el flujo de caja de forma más eficiente.

A diferencia de las facturas sin opciones de pago digitales, las facturas en línea permiten a los propietarios de empresas hacer un seguimiento exhaustivo de lo que no se ha pagado y prever mejor lo que es probable que ingrese. Este conocimiento da a las pequeñas empresas una ventaja a la hora de navegar por tiempos económicos difíciles y de superar los cambios en el mercado que pueden afectar al gasto de los consumidores.

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