Crear un entorno de trabajo a distancia tiene sus retos. Estos recursos pueden reforzar su acuerdo de teletrabajo.Katherine Fan 10 de agosto de 2021
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Antes de la pandemia, trabajar desde casa se consideraba a menudo una ventaja más que un requisito. Pero una vez que se produjo el COVID-19, muchas empresas pasaron a trabajar a distancia, un cambio que ya es permanente en algunos casos.
Los datos de una reciente investigación de Gallup muestran que, de media, el 52% de todos los trabajadores, incluido el 72% de los que tienen ocupaciones de cuello blanco y el 14% de los que tienen ocupaciones de cuello azul, realizaron su trabajo a distancia durante todo o parte del tiempo desde octubre de 2020 hasta abril de 2021. Y el 83% de los empleadores cree que el hecho de trabajar a distancia ha sido positivo para su empresa, según un informe de enero de 2021 de la empresa de servicios profesionales PwC.
Si bien una estructura de trabajo a distancia puede presentar algunos desafíos únicos, los expertos en rendimiento en el lugar de trabajo animan a los propietarios de empresas a anticiparse a los escollos comunes.
«Céntrese en la sobrecomunicación y encuentre formas de animar a las personas a trabajar juntas en lugar de hacerlo solas», dice Thanh Pham, fundador y director general de la empresa de formación en productividad Asian Efficiency.
Tanto si su empresa es remota por elección o por circunstancias, considere las aplicaciones y herramientas digitales en estas cinco áreas para optimizar su configuración de teletrabajo.
1. Mensajería instantánea
El software de mensajería instantánea se ha hecho cada vez más popular en el lugar de trabajo. Un buen sistema le permite enviar mensajes individuales y chats de grupo, el equivalente virtual de acercarse a la mesa de su compañero de trabajo para una discusión rápida. También puede compartir documentos e imágenes con otras personas de su red.
Las empresas pueden crear canales para albergar conversaciones más permanentes entre departamentos o empleados que comparten intereses comunes. Y si tu equipo se comunica con clientes o contratistas de forma habitual, puedes ofrecer un acceso limitado a canales específicos para la colaboración en grupo.
Slack y Microsoft Teams son dos de las marcas más conocidas de mensajería instantánea en escritorio y móvil. Tanto Slack como Teams ofrecen versiones gratuitas que cualquiera puede utilizar, mientras que las empresas pueden ampliar sus cuentas premium con más almacenamiento, funciones y control.
2. Videoconferencia
Mientras que las herramientas de mensajería son perfectas para actualizaciones rápidas y preguntas sencillas, el software de videoconferencia le permite organizar debates en equipo y hacer anuncios para toda la empresa cara a cara. Las reuniones virtuales eliminan la necesidad de una andanada de correos electrónicos y mensajes instantáneos de ida y vuelta, y además permiten ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.
Zoom se convirtió en un nombre muy conocido de la noche a la mañana al comienzo de la pandemia de COVID-19, cuando todo el mundo, desde las empresas hasta las escuelas y las familias, se apresuraron a encontrar formas de permanecer conectados durante el bloqueo. Otras marcas conocidas son GoToMeeting, Google Meet y Join.me.
Zoom, GoToMeeting y Google Meet ofrecen versiones básicas gratuitas con opciones de actualización, mientras que Join.me los usuarios tienen que pagar para organizar reuniones virtuales.
3. Programación
La flexibilidad de horarios y zonas horarias puede ser una de las mayores ventajas para una empresa totalmente remota. Sin embargo, hacer un seguimiento rápido de la disponibilidad de cada uno puede suponer un reto, especialmente si se tienen en cuenta las zonas horarias y los días festivos.
Puede que ya estés familiarizado con Google Calendar y Microsoft Outlook, que sincronizan los calendarios de todos los miembros de tu organización. Cuando añades invitados a una invitación de calendario, la herramienta te muestra automáticamente una vista previa de la disponibilidad de cada compañero para que puedas encontrar un bloque de tiempo que funcione para todos.
Si principalmente programas reuniones con personas ajenas a tu organización laboral, puede que Doodle o Calendly te resulten más útiles para tus necesidades. Con Doodle, puedes crear una encuesta sobre las horas de reunión disponibles y luego invitar a tus participantes a elegir las opciones que mejor se adapten a su horario.
Calendly funciona al revés: Creas un calendario con tus horarios disponibles y luego compartes el enlace del calendario con cualquiera que quiera programar una reunión.
Todas estas herramientas de programación están disponibles de forma gratuita, con una funcionalidad mejorada disponible para las cuentas de pago. (Outlook for Business es gratuito durante un mes de prueba, después cuesta 5 dólares por usuario y mes).)
4. Gestión de proyectos
Los sistemas de gestión de proyectos ayudan a los directivos y a los empleados a colaborar en los objetivos de la empresa dividiendo los grandes objetivos en tareas y acciones más pequeñas.
Una buena herramienta de gestión de proyectos permite etiquetar a los colaboradores de cada proyecto y, a continuación, establecer y asignar subtareas a las personas o grupos responsables de esa acción. Las subtareas pueden incluir plazos y notas para una rápida referencia. También puede designar una configuración de privacidad personalizada para garantizar que determinados proyectos estén disponibles sólo para las personas con la autorización adecuada.
Hay docenas de herramientas de gestión de proyectos disponibles hoy en día, muchas de las cuales sólo se diferencian mínimamente unas de otras. Los nombres más populares en este espacio son Trello, Asana, Basecamp y Monday.com. Todas ofrecen versiones gratuitas con actualizaciones de pago.
5. Almacenamiento de datos
El almacenamiento en la nube guarda tus archivos digitales en línea a través de un proveedor que asume la responsabilidad de alojar y mantener los servidores que albergan tus datos. Por tu parte, acceder a tu almacenamiento en la nube no debería ser diferente a sacar un archivo de tu escritorio, aunque los archivos grandes, como los vídeos, pueden tardar un poco en cargarse.
Entre los proveedores de almacenamiento en la nube más conocidos se encuentran Google, Dropbox y Box, todos los cuales ofrecen planes básicos gratuitos para los consumidores, así como planes de pago para las empresas.
Demasiadas herramientas?
Para el propietario de una pequeña empresa, el cansancio de las decisiones puede ser un problema real, y la evaluación de un nuevo software requiere mucho tiempo y energía. Si buscas una forma sencilla de mantener a tu equipo conectado y organizado, tanto Google como Microsoft ofrecen paquetes completos de gestión del lugar de trabajo que combinan la mayoría de estas soluciones y más por 6 y 5 dólares por usuario al mes, respectivamente.