Alquilar hoteles para grandes eventos es muy barato

El coste de reservar un hotel para conferencias y bodas ha caído en picado, pero no espere que siga así.Sally French 24 de noviembre de 2020

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No es ningún secreto: los salones de baile de los hoteles, las salas de juntas y los jardines de rosas que en su día contaron con grandes presupuestos para conferencias, competiciones de animación y ceremonias de boda llevan meses casi vacíos. Para la gente que todavía está dispuesta a celebrar eventos en 2020, los lugares son baratos y abundantes. Pero los planificadores de eventos no esperan que las cosas sigan así por mucho tiempo – especialmente si (OK, cuando) el coronavirus se controla.

Los organizadores de eventos están implorando a las parejas que se van a casar, a los organizadores de fiestas corporativas y a todos los que alquilan un hotel que se lancen a por los locales del hotel ahora, incluso si el evento está muy lejos. Porque muy pronto, encontrar un espacio disponible para el alquiler de eventos va a ser más difícil que encontrar un rollo de papel higiénico en marzo.

La demanda podría ser pronto mayor que nunca

Mientras que muchas de las conferencias y eventos corporativos de 2020 fueron virtuales o se cancelaron por completo, muchas bodas, reuniones familiares y otros eventos simplemente se han pospuesto.

«Tengo nuevos clientes que buscan fechas de boda en 2021, pero 2021 ya está siendo reservado por las personas que pospusieron su fecha de 2020», dice Keith Willard, un planificador de eventos corporativos y sociales con sede en Fort Lauderdale, Florida.

Y muchos de esos aplazamientos los reprogramaron para principios de 2021 con la esperanza de una vacuna para finales de 2020.

«Eso significaba que las fechas de febrero y marzo de 2021 ya estaban sólidamente llenas», dice. «Pero ahora empiezo a ver que las fechas de febrero se ponen ansiosas.»

Ya está reprogramando muchos eventos fijados para principios de 2021 a finales de año. Pero para el Willard en el sur de Florida, el invierno ya era una época popular para la mayoría de los eventos. En 2021, espera una demanda colosal.

Entre todos los eventos que se pospusieron y los que siempre estuvieron previstos para 2021, ahora hay el doble de eventos que celebrar. Es más, Willard dice que espera que las fiestas corporativas sean más exageradas que nunca en 2021.

«Dado que las empresas no han podido celebrarlo este año (2020), querrán asegurarse de que el evento del año que viene esté realmente por encima de lo esperado», dice. «A medida que la economía mejore, las empresas tendrán que esforzarse por mantener a sus empleados, y una gran fiesta navideña es una forma de atraer a la gente para que se quede.»

Añada el hecho de que las Navidades caen en sábado en 2021, y habrá perdido un fin de semana más disponible para celebrar la mayoría de los eventos.

Las ofertas existen ahora (incluso para eventos de dentro de unos años)

Los amantes de las gangas no necesitan utilizar su salón de baile alquilado a finales de 2020 para conseguir una oferta. Todavía se pueden conseguir buenos precios en eventos programados para dentro de un año o dos, siempre que se esté dispuesto a comprometerse con la fecha y el lugar de celebración ahora.

«Los hoteles han perdido básicamente ocho meses de 2020», dice Willard. «Ahora, están haciendo todo lo posible para cubrir sus apuestas en los ingresos, por lo que estás viendo estas grandes ofertas.»

Danny Camargo, entrenador de halterofilia olímpica y presidente de la Federación de Halterofilia de Florida, organizó una reunión este verano en un salón del Hilton Orlando Altamonte Springs. En octubre, acogió los campeonatos estatales de halterofilia de Florida en el Wyndham Orlando Resort.

«Las sedes ahora mismo están desesperadas, así que te hacen un trato», dice Camargo. «En cada llamada que hice, los hoteles me dijeron: ‘Hemos perdido tantos eventos…’. Qué podemos hacer con su presupuesto?’ Hoy en día es probable que pueda permitirse un local más grande de lo que nunca pensó.»

El Hilton Orlando Altamonte Springs ya había sido reservado antes de COVID, por lo que no bajó el precio, pero Camargo pudo negociar que incluyera suministros de desinfección adicionales, ampliara los descuentos en las habitaciones e incluyera otra sala de reuniones sin coste adicional, lo que facilitó el mantenimiento del distanciamiento social. También pudo negociar que su grupo pudiera llevar su propia comida (en años anteriores sólo se permitía consumir comida comprada in situ en los restaurantes del hotel).

En cuanto al Wyndham Orlando Resort, que se reservó durante la pandemia, Camargo obtuvo un 50% de descuento. Aun así, no es necesario celebrar un evento este año para obtener un descuento.

Hyatt Together

Este otoño, Hyatt lanzó una promoción denominada "Hyatt Together," que promete puntos de bonificación del programa de fidelidad World of Hyatt más descuentos adicionales por reservar un evento en uno de sus hoteles, y eso además de los puntos de bonificación que ya se ganan por organizar eventos.

Quizás la parte más atractiva de la promoción de Hyatt: No hay presión para celebrar su evento este año; simplemente, el evento debe reservarse y celebrarse antes de diciembre. 31, 2022.

Entre los puntos de bonificación y la escasa presión para celebrar su evento en un futuro próximo, la promoción de Hyatt es una oferta estupenda, ya que ofrece alrededor del 20% de devolución del coste del evento en puntos y créditos.

Digamos que habrías gastado 25.000 dólares con Hyatt en tu boda (el coste total medio de la boda en 2019 fue de 33.900 dólares). A continuación le mostramos el tipo de ahorro que puede esperar gracias a la oferta de Hyatt Together:

  • El 10% de los gastos del evento que cumpla los requisitos se acreditará en su factura principal: Ganará 2.500 dólares como crédito en su cuenta.

  • 1 punto de bonificación por cada dólar gastado en gastos de eventos elegibles, hasta un máximo de 50.000: Usted'ganaría 25.000 puntos World of Hyatt, que según la valoración de nuestro sitio web en 1.9 centavos cada uno, vale 475 dólares.

  • Puntos de bonificación por alcanzar los umbrales de gasto: Ganaría 90.000 puntos de bonificación World of Hyatt (repartidos por gastar al menos 20.000 dólares en gastos que cumplan los requisitos), por valor de 1.710 dólares.

  • Valor total de la promoción de Hyatt (basada en un gasto de 25.000 $): 115.000 puntos de bonificación más un crédito de estado de cuenta de 2.500 $, por un valor combinado de 4.685 $.

Eso es algo menos del 20% del valor total, la mitad de los cuales son puntos. Sólo con esos puntos se podría financiar un viaje largo y lujoso, por ejemplo, nueve noches en el Hyatt Regency Phuket Resort de 5 estrellas en Tailandia, o siete noches en el Diamond Dreams of Africa, un complejo turístico frente al mar en Kenia.

Los hoteles están dispuestos a negociar

Tienes más poder de negociación que antes, ya que los hoteles están desesperados por conseguir algún tipo de flujo de caja ahora.

Negocie para obtener mayores descuentos o regalos

Willard recomienda centrar las negociaciones en los aspectos intangibles que no suponen un coste directo para el hotel, pero que pueden mejorar notablemente su evento, como las mejoras en la suite para los huéspedes que se alojen en el hotel.

O bien, intenta negociar las molestas comisiones. Además de las tarifas habituales de los hoteles, los eventos suelen tener sus propias tarifas, como las de los servicios de timbre obligatorios (aunque no los utilice).

«Como personal de ventas, el personal de eventos de los hoteles también tiene que cumplir sus objetivos de ventas, por lo que están dispuestos a trabajar con usted», dice Willard. «Si no preguntas, nunca te vas a enterar. Lo peor que pueden decir es que no.»

Negocie las políticas a su favor

Aunque siempre hay que leer la letra pequeña, ahora es más imprescindible que nunca. Especialmente este año, Willard aconseja tener en cuenta no sólo las cláusulas de cancelación, sino también las de cambio de fecha.

La buena noticia: ahora es más fácil negociar políticas que le favorezcan a usted más que al hotel.

Deanna Nwosu, una planificadora de eventos con sede en la zona de Cleveland, dijo a nuestro sitio web que casi cualquier contrato que se firme ahora mismo -ya sea en grandes cadenas o en hoteles independientes- probablemente reducirá antiguos requisitos que pueden resultar bastante caros, como el número mínimo de habitaciones que hay que reservar o los mínimos de gasto en comida y bebida. Otros reducen o renuncian a los gastos de cancelación.

Algunos hoteles ya han modificado proactivamente sus políticas para incentivar a los clientes indecisos a reservar. Por ejemplo, la oferta de Hyatt Together establece específicamente que la flexibilidad de reprogramación está documentada en el contrato del evento.

El resultado final

Es posible que esté en modo de estancia en casa, y eso es bueno. La idea de abrazar a 200 invitados a una boda o de estrechar la mano de posibles clientes en una conferencia puede parecer inimaginable. Pero si se imagina celebrando un evento dentro de uno o dos años, reservar un lugar ahora puede significar no sólo mejores ofertas, sino también asegurarse de obtener la fecha y el lugar que desea.

No tienes que reservar todo ahora mismo. Los ramos de novia y los folletos de la conferencia pueden reservarse probablemente más cerca de la fecha real del evento. Pero con un contacto bien redactado, obtendrá lo mejor de ambos mundos: una fecha asegurada ahora y la posibilidad de cambiar su fecha en caso de que todavía no sea seguro celebrar eventos.

Willard es optimista en cuanto a que probablemente no tendrá que cambiar la fecha de su evento de todos modos.

«Habrá un momento en 2021 en el que habrá una vacuna ampliamente disponible o un avance médico de algún tipo», dice Willard. «Cuando eso ocurra, habrá un aumento de la demanda de alquileres para eventos, y estoy instando a mis clientes a que consigan los suyos ahora.»


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