Las herramientas comunes pueden ahorrarle tiempo y dinero en los impuestos

Liz Weston 11 de marzo de 2021

Muchos o todos los productos que aparecen aquí son de nuestros socios que nos compensan. Esto puede influir en los productos sobre los que escribimos y en el lugar y la forma en que el producto aparece en una página. Sin embargo, esto no influye en nuestras evaluaciones. Nuestras opiniones son propias. Esta es una lista de nuestros socios y así es como ganamos dinero.

Los recibos, como los recuerdos, tienden a desvanecerse con el tiempo. Ésta es sólo una de las razones para digitalizar y hacer un seguimiento de la información relacionada con los impuestos. Las aplicaciones y los hábitos correctos pueden ahorrar espacio, tiempo, dinero y problemas, pero sólo si los utilizas.

«Las aplicaciones deberían facilitar las cosas, no complicarlas», dice Clare Levison, contable pública certificada en Blacksburg, Virginia. «La definición de una buena aplicación es la que te funciona, no la que está más de moda.»

Utilice las herramientas que ya tiene

Las aplicaciones no tienen por qué ser elaboradas. La cámara de tu teléfono, por ejemplo, puede capturar recibos y otra documentación. Levison recomienda transferir regularmente esas imágenes a una carpeta designada en tu aplicación de fotos para que sea más fácil encontrarlas después.

«No quieres que esas fotos se mezclen con todos tus otros selfies y lo que sea», dice Levison.

Del mismo modo, puede crear carpetas en su cuenta de correo electrónico para recoger los documentos relacionados con los impuestos. Si eres un inversor activo, por ejemplo, puedes poner tus confirmaciones de operaciones allí (o configurar un filtro para que las confirmaciones se dirijan allí automáticamente). Si compra suministros para su negocio por Internet, una carpeta puede recoger los recibos enviados por correo electrónico.

Otra herramienta común que puede ser útil, especialmente para quien reclama gastos de negocios o kilometraje, es una aplicación de calendario. Estos registros pueden ayudar a documentar reuniones con clientes, viajes de negocios y otros eventos potencialmente deducibles.

«El auditor de Hacienda siempre me pide una copia de mi calendario», dice Leonard Wright, un contador público de San Diego que ha sido auditado cuatro veces.

Los registros del calendario deben conservarse durante al menos siete años, que es el tiempo que suele tener Hacienda para auditarte. (Sin embargo, no hay límite de tiempo si la agencia sospecha que hay fraude fiscal, así que asegúrese de que la agenda electrónica que elija le permita conservar un historial suficiente. )

También debes descargar regularmente los extractos mensuales de tus instituciones financieras, dice Kelley C. Long, contable y especialista en finanzas personales en Chicago.

Si Hacienda sospecha que has declarado menos ingresos, puede pedirte los extractos bancarios y de corretaje. Si utilizas una tarjeta de crédito para tus negocios o para otros fines fiscales, esos extractos pueden ayudarte a respaldar tus deducciones. Aunque las entidades están obligadas a conservar sus registros durante varios años, es posible que tenga que pagar tasas para acceder a extractos más antiguos.

Asegúrese de que está almacenando para el largo plazo

Lo ideal es que tu ordenador y tu teléfono tengan una copia de seguridad en la nube para que puedas acceder a tus datos en caso de pérdida, robo o destrucción de los dispositivos. Si no es así, querrás asegurarte de que al menos tu información fiscal se transfiere regularmente a un sistema de almacenamiento seguro en la nube o a otra ubicación segura y externa.

La clave es mantener la información segura y accesible, lo que significa elegir el formato electrónico en lugar del papel siempre que sea posible. El papel es voluminoso, ineficaz y vulnerable a todo tipo de catástrofes, incluidos incendios e inundaciones. La tinta puede desvanecerse, especialmente en los recibos necesarios para documentar los gastos (los extractos de la tarjeta de crédito o del banco no suelen considerarse documentación suficiente sin los recibos que los acompañan).

«Suelo decir a los propietarios de negocios: ‘Si no hay recibo, entonces no hay deducción'», dice Bob Fay, un CPA en Canton, Ohio, que también es un defensor de la educación financiera del consumidor para el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados. «Este es un mensaje corto que se les queda grabado, ya que tienen muchas cosas en su plato cada día.»

Pero cuando Hacienda te pida esos recibos, lo único que te puede quedar es un papel endeble e ilegible si no has capturado una versión digital, dice Levison.

Además, los documentos en papel pueden costarte más.

«La gente sigue dando a sus CPAs literalmente una caja de zapatos», dice Long. «Lo que su CPA hace entonces es pagar a uno de sus pasantes para escanear todas esas cosas en sus sistemas y le cobran por eso.»

Considera las apps especializadas para hacerlo más fácil

A veces, las aplicaciones especializadas pueden tener sentido. Las aplicaciones de escáner pueden ayudarte a capturar el papeleo relacionado con los impuestos, y algunas tienen reconocimiento óptico de caracteres que te permiten convertir las imágenes en archivos editables -y con capacidad de búsqueda-.

Si tienes un iPhone o un iPad y desglosas tus gastos, ItsDeductible e iDonatedIt pueden ayudarte a hacer un seguimiento de las donaciones benéficas a lo largo del año y a encontrar el valor de las donaciones no monetarias, como la ropa y los enseres domésticos. (Estas aplicaciones no tienen versión para Android).)

Las aplicaciones que crean informes de gastos, como Expensify o Everlance, pueden ayudar a los trabajadores autónomos a realizar un seguimiento de los gastos relacionados con el negocio.

Wright, el muy auditado contador público, confía en las aplicaciones que ayudan a registrar el kilometraje, como MileIQ, TripLog o Everlance.

«Muchas de estas aplicaciones son fáciles de mantener y permiten hacer un seguimiento y distinguir entre el uso empresarial o personal», dice Wright. «Son tan sencillos que puedes hacerlo mientras estás en la cola del supermercado.»

Pero es crucial desarrollar el hábito de usar las aplicaciones y otros procesos que establezcas, dice el CPA Tim Todd de Lynchburg, Virginia. De lo contrario, no estarás creando el rastro de papel digital que necesitarás para sobrevivir a una auditoría. Además, podría costarle dinero a usted mismo.

«Llevar un registro en tiempo real también puede ayudarte a asegurarte de que no te olvidas de esos artículos a la hora de hacer los impuestos», dice Todd.

Este artículo fue escrito por nuestro sitio web y fue publicado originalmente por Associated Press.

Deja un comentario