Qué es un KDS? Cómo puede funcionar un sistema de visualización de cocina para usted

Un sistema de visualización en cocina, o KDS, gestiona los pedidos de los clientes de los restaurantes en una pantalla en la cocina, sustituyendo la necesidad de imprimir tickets de pedido. Durante décadas, el único lugar en el que era probable ver un KDS era un restaurante de comida rápida. Pero estos sistemas se han ido adoptando recientemente a medida que la tecnología que los sustenta se ha ido abaratando y facilitando su implantación.

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Antes de los sistemas de visualización de cocina

El método heredado de gestión de pedidos se parece a esto:

• Se realiza un pedido. Cuando un camarero introduce el pedido de un cliente en un sistema de punto de venta, se imprime en la cocina un pequeño ticket similar a un recibo.

• Los tickets se organizan manualmente. A medida que aparecen estos tickets, el personal de la cocina puede colocarlos en un mostrador o fijarlos en un riel de tickets sobre la parrilla o el área de preparación.

• Los tickets se priorizan manualmente. Lo ideal es que los tickets se organicen de forma que los distintos pedidos de una misma mesa se completen a la vez y se entreguen a tiempo.

• El personal puede hacer notificaciones y cambios manualmente. Si más tarde se producen actualizaciones o modificaciones en el pedido, puede imprimirse un nuevo ticket que sustituya al anterior, o un gerente, cocinero o chef puede escribir la información actualizada en el ticket. Una pizarra blanca en la pared puede mostrar información escrita a mano como platos o ingredientes que se han agotado.

Todo esto se sustituye por un KDS.

Qué puede hacer un KDS

Un KDS suele ser un monitor de pantalla plana, a menudo montado en una pared a la altura de los ojos en la cocina. Algunas cocinas tienen monitores en varios lugares, aunque uno es suficiente para muchos. Los monitores suelen tener pantallas táctiles, aunque algunos tienen un dispositivo de entrada independiente, como un teclado. Puede encontrar un KDS que funciona con una tableta estándar, como un iPad, mientras que otros están diseñados y construidos específicamente para el uso de KDS.

En general, un KDS moderno tiene muchas de las siguientes capacidades:

• Se hace un pedido. Cuando un camarero introduce un pedido de un cliente, éste se dirige a una pantalla digital en la cocina.

• Se dirige al lugar adecuado automáticamente. Si el restaurante dispone de varias pantallas KDS, los distintos componentes de un pedido pueden preprogramarse para que se dirijan al lugar adecuado (la parrilla o la estación de fritura, por ejemplo).

• El personal puede acceder fácilmente a los detalles. Los detalles de la receta y las fotos pueden aparecer en la pantalla.

• Los platos se priorizan automáticamente. Basándose en el tiempo de preparación previsto, el sistema puede calcular correctamente la hora de inicio de cada plato de un pedido. Si se siguen las indicaciones, los distintos platos de un pedido se completarán en el momento adecuado.

• El personal puede hacer notificaciones o cambios automáticamente. El personal recibe una alerta si un pedido cambia o se retrasa. El personal, y en algunos casos los clientes, reciben una alerta cuando la comida está lista.

• Se pueden analizar los datos. El sistema recoge y recopila datos, como el tiempo medio de cocción, en informes.

Ventajas de utilizar un KDS

Las ventajas que ofrece un KDS pueden resumirse en dos tipos de capacidades: Las que sustituyen y mejoran los procesos existentes en papel y las que ofrecen algo completamente nuevo.

• Todo es digital. Se acabaron los tickets perdidos, rotos o quemados.

• Centraliza la información. Disponer de una única fuente de información a la que todo el mundo puede acceder puede ayudar a evitar errores de comunicación, evitando la necesidad de depender de actualizaciones verbales o manuscritas de los pedidos.

• Las tareas difíciles se automatizan. Tareas complejas como la secuenciación de los platos y los tickets de tiempo, que antes se hacían a mano, ahora se realizan de forma automática, instantánea y precisa.

• Pueden facilitar el análisis. Un KDS también puede utilizar los datos generados a lo largo del tiempo y crear informes. Estos informes pueden ayudar a que su negocio sea más eficiente. Por ejemplo, podrá ver si se tarda más de lo previsto en sacar ciertos platos de la cocina, o si en ciertos días u horas se produce un descenso del rendimiento.

Dónde funciona mejor un KDS

Según Ron Blum, profesor asociado de Johnson, los sistemas de visualización de cocinas no son productos especializados que benefician sólo a determinados tipos de restaurantes & Universidad de Gales especializada en tecnología para hostelería. «Están aquí para quedarse», dice. «Cada vez se van a aceptar más.»

Blum dice que utilizar un KDS es una buena idea para la mayoría de los restaurantes. Incluso los lugares con cocinas pequeñas, como una cafetería o un café con un menú reducido, podrían beneficiarse. El ahorro de papel por sí solo puede suponer a menudo un importante ahorro. En otras palabras, la pregunta que debe hacerse no es si un KDS beneficiaría a su restaurante: Asuma que sí, y comience a considerar cómo podría implementar uno de la manera más efectiva.

Además de aportar una mayor eficiencia a la cocina, una ventaja indirecta del uso de un KDS es la posibilidad de almacenar los conocimientos que actualmente pueden tener unos pocos empleados con mayor antigüedad y compartirlos con todos. En un entorno en el que la rotación de personal es habitual, conservar los detalles importantes puede ayudar a acortar el tiempo necesario para formar a los nuevos empleados.

Blum afirma que los inconvenientes -la inversión inicial y la curva de aprendizaje al implantar cualquier sistema nuevo- son sólo temporales.

Para cualquiera que se plantee empezar con un KDS, Blum sugiere empezar poco a poco con el objetivo de ampliarlo. Instale un KDS en el punto central de su cocina, probablemente donde se encuentra la impresora, antes de añadir otras ubicaciones.

Cuándo un KDS puede no tener sentido

El uso de un KDS puede beneficiar a muchos tipos de restaurantes. Pero puede que no tenga tanto sentido si:

• Sus opciones de KDS están limitadas por su sistema de punto de venta. Si no le gustan las opciones disponibles, tal vez prefiera seguir con el papel (o buscar otros sistemas de TPV).

• Su cocina no tiene un buen lugar para montar un KDS. Además, es posible que el hardware no se adapte a sus necesidades; algunas configuraciones de KDS funcionan exclusivamente con una pantalla táctil, que podría ser difícil de utilizar en algunos entornos.

• Si tiene un espacio pequeño y un menú limitado, como algunos camiones de comida, un KDS podría no valer la pena.

Cómo empezar con un KDS

Si utiliza un TPV más reciente, basado en la nube, como Toast, su elección de KDS podría estar limitada a una opción propia ofrecida por esa empresa. Las preguntas que hay que hacer son las siguientes

• ¿Se incluye el hardware o se suministra el propio??

• ¿Suministra o recomienda la empresa el hardware de montaje??

• Cuáles son los costes? Muchos de estos sistemas utilizan precios de suscripción, pero querrá confirmarlo.

• Cómo sería empezar de a poco, y de qué manera podría crecer el sistema?

• Qué tipos de informes puede generar el KDS?

Si utiliza un sistema de TPV más antiguo, deberá consultar con el fabricante para ver qué opciones hay disponibles.

Principales proveedores de KDS

Lightspeed

Precio: 10 dólares por pantalla al mes más el coste del hardware.

Hardware utilizado: iPad.

Resumen: El KDS de Lightspeed, que tiene un buen precio, ayuda al personal de cocina a coordinar la entrega, la recogida y la comida en el local con útiles iconos. Otros detalles que favorecen a la cocina -como la posibilidad de escanear rápidamente los tiempos de espera con un código de colores en cada ticket digital o un desglose de los platos con mayor retraso- hacen que sea una buena opción.

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Square

Precio:

• 20 dólares al mes por expositor más el coste del hardware si se utiliza el software gratuito de Square para restaurantes.

• Uso gratuito si te suscribes a Restaurant Plus (60 dólares al mes) más el coste del hardware.

Hardware utilizado: iPad.

Resumen: Este KDS no cuesta nada extra si usas Square Plus, que es la versión de pago de su sistema TPV para restaurantes. Si utiliza el TPV gratuito de Square, le costará 20 dólares por pantalla al mes, lo que sigue siendo una buena oferta. La lista de características de este KDS no es tan profunda como la de otros, pero los restaurantes orientados al servicio de mostrador o a la recogida y entrega pueden encontrar que la combinación de precios y la fácil interfaz de usuario de Square hacen de esta una buena opción.

» MÁS: nuestro sitio web's revisión completa de Square POS

Toast

Precio: 25 dólares al mes más un coste único de 499 dólares por el hardware.

Hardware utilizado: Dispositivo personalizado diseñado por Toast.

Resumen: Cuesta más que los otros, pero Toast ofrece algunas características que los otros no ofrecen. La empresa dice que su dispositivo, fabricado a medida, está hecho para soportar abusos, por ejemplo, soportando temperaturas más altas que los iPads. También admite varios idiomas y permite a la cocina avisar a los camareros (o a los clientes) mediante un mensaje de texto o una aplicación cuando la comida está lista.

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