¿Qué es el inventario y cómo funciona??

El inventario se refiere tanto a los bienes y productos que vende una empresa como a las materias primas que utiliza para fabricar esos productos.

Por supuesto, el inventario de dos empresas no es igual. Algunas empresas, como los restaurantes, por ejemplo, tienen un inventario que incluye materias primas como la leche y el pan, que no pueden permanecer en las estanterías para siempre. Otros negocios, como las empresas que venden camisetas o velas, tienen un inventario que incluye sus productos terminados y todos los bienes que se necesitan para hacer esos productos.

Sin embargo, antes de profundizar, empecemos por desglosar los diferentes tipos de inventario.

Qué tipos de inventario existen?

Hay varios tipos de inventario, y algunas industrias pueden utilizar tipos no definidos aquí. Además, algunos artículos o materiales pueden encajar en más de una categoría.

Dicho esto, la mayoría de los tipos de inventario pueden clasificarse en las siguientes categorías:

Materias primas: Son los materiales utilizados para construir el producto que vende una empresa. Por ejemplo, si una empresa vende camisetas, su inventario de materias primas incluiría el hilo, el algodón y las máquinas de coser necesarios para fabricar las camisetas. Si una empresa vende velas, su inventario en bruto incluiría cera, mechas, aceites perfumados y recipientes de vidrio.

Trabajos en curso: En el caso de las empresas que producen o fabrican sus propios productos, el inventario de trabajos en curso se refiere a los productos que todavía están en proceso de fabricación. El inventario de trabajo en curso, también conocido como inventario de trabajo en proceso, incluye productos en varias etapas del ciclo de producción. En el caso de la empresa que vende velas, tanto las velas que se están fabricando como las velas que se han fabricado -pero cuya calidad aún debe comprobarse antes de que puedan venderse- constituyen un inventario de trabajos en curso.

Productos terminados: Son más o menos lo que parecen. Los productos terminados son productos que están listos para ser vendidos. Para la empresa de velas, un producto terminado es una vela que está lista para ser almacenada en los estantes de las tiendas. Para la empresa de camisetas, un producto terminado es una camiseta lista para ser vendida.

Inventario MRO: MRO son las siglas de «mantenimiento, reparación y operaciones», por lo que este inventario se refiere a todo lo necesario para producir los bienes que se convierten en un producto terminado. Para la empresa de camisetas, las prensas de camisetas, las máquinas de coser y las fábricas de tinte de la empresa se considerarían inventario MRO.

Inventario en curso: Se refiere al inventario que se encuentra entre dos ubicaciones en la cadena de suministro. Un ejemplo de inventario en cadena es una camiseta que está en tránsito entre una fábrica y un centro de distribución, o una vela que está entre un centro de distribución y un minorista.

¿Puede una empresa de servicios tener un inventario??

Sí. Las empresas de servicios venden principalmente bienes intangibles en lugar de productos físicos, por lo que su inventario es un poco diferente.

Por ejemplo, un diseñador gráfico puede considerar su ordenador como parte de su inventario, ya que es esencial para el servicio que vende. Las empresas de servicios alimentarios, como los restaurantes, los bares y las empresas de catering, incluirían cosas como mesas, sillas y servilletas como parte de su inventario, aunque estos artículos no se comercialicen a los consumidores. Muchos negocios de servicios también mantienen un inventario perecedero, como carne, pan, productos lácteos y otros artículos que pierden su valor con el tiempo hasta que finalmente pierden su valor. Hay muchos tipos diferentes de empresas de servicios, por lo que sus inventarios variarán.

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Cómo hacer un seguimiento del inventario?

Dependiendo del tamaño de tu negocio y de tu presupuesto, puedes utilizar uno de los varios métodos de seguimiento de inventario. Por supuesto, existe el viejo método de papel y lápiz, en el que los propietarios de las empresas hacen un seguimiento manual de la venta y la producción de artículos, así como de los bienes que se necesitan para producir esos artículos.

Pero una forma común de que las empresas realicen un seguimiento del inventario es mediante el uso de SKUs – o unidades de mantenimiento de stock – que suelen aparecer como un código alfanumérico sobre el código de barras de un producto y son rastreados por un sistema de punto de venta. Los sistemas de TPV facilitan las transacciones entre las empresas y los clientes, y permiten que una empresa venda sus productos. La mayoría de los sistemas de punto de venta actuales también incluyen una herramienta de gestión de inventario que puede generar un SKU para cada artículo y ajustar el inventario de un producto mediante el seguimiento de las ventas.

Cuáles son algunas estrategias de gestión del inventario?

En primer lugar, el seguimiento del inventario es una de las partes más importantes de la gestión de un negocio con éxito. Sin una gestión adecuada del inventario, las empresas corren el riesgo de sufrir una escasez imprevista de productos, de producirlos en exceso y de mermar sus beneficios.

Además de gastar potencialmente más en inventario de lo necesario, también hay implicaciones fiscales por la mala gestión del inventario. A la hora de declarar los impuestos, los propietarios de pequeñas empresas suelen utilizar la contabilidad de devengo, que hace un seguimiento de los ingresos basado en las transacciones registradas, para determinar el valor de su inventario. Si el propietario de un negocio registra accidentalmente más transacciones de las que ha ejecutado, podría acabar pagando más impuestos de lo necesario.

Si te lo puedes permitir, utilizar un sistema de TPV, un software como servicio o una opción basada en la nube es una estrategia de gestión de inventario más inteligente. Con el tiempo, la mayoría de las personas cometerán uno o dos errores al realizar el seguimiento del inventario de forma manual.

Otra estrategia de inventario muy popular es mantener siempre un inventario justo a tiempo, en el que el inventario (incluyendo materias primas, componentes o productos terminados) se repone a medida que se vende.

También hay un stock de reserva, o stock de seguridad, que es esencialmente el exceso de inventario que una empresa mantiene en la mano para que – en teoría – nunca será completamente sin un determinado artículo.

Por último, es útil prever la cantidad de inventario que crees que necesitará tu empresa a lo largo del año. Este paso le asegurará tener la cantidad correcta de existencias en los estantes, mantener sus costos de envío y entrega dentro del presupuesto, y permitirle tomar decisiones de comercialización y compra con conocimiento de causa.

¿Qué sistemas de punto de venta ofrecen funciones de gestión de inventario??

Afortunadamente, muchos de los sistemas de TPV actuales hacen mucho más que facilitar las compras. Además de ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del inventario, muchos de los sistemas de TPV que se enumeran a continuación pueden ayudar a aumentar los ingresos mediante la implementación de programas de fidelización de clientes, la asistencia a la contabilidad y el seguimiento de las horas de los empleados.

Estos son algunos sistemas de TPV recomendados por nuestro sitio web y que ofrecen funciones de gestión de inventario:

Square

Square es uno de los sistemas de TPV más populares para las pequeñas empresas. Puede generar automáticamente las SKU y hacer un seguimiento del inventario en función de las ventas. Square ofrece sistemas diseñados específicamente para restaurantes, comercios minoristas y negocios con cita previa, y un sistema de TPV estándar para atender las necesidades de otros tipos de pequeñas empresas.

Toast

Utilizado sobre todo por empresas de servicios alimentarios, Toast puede generar informes de inventario y destacar los artículos de bajo rendimiento. También puede mapear digitalmente la disposición de su inventario para que coincida con la cocina de su negocio.

Lightspeed

Lightspeed ofrece uno de los mejores productos de gestión de inventario entre los sistemas TPV. Los usuarios tienen acceso a un sistema de gestión de inventario detallado que realiza un seguimiento de la disponibilidad de los productos en múltiples ubicaciones y puede establecer puntos de reordenación automáticos para que no se agoten.

Shopify

Shopify, un popular sistema de punto de venta para negocios en línea, permite a los usuarios ver su inventario actual, ajustar automáticamente los niveles de inventario y recibir alertas cuando es el momento de pedir más de un determinado producto.

Punto de venta de QuickBooks Desktop

Este sistema -que puede sincronizar las ventas, los pagos, el inventario y los datos de los clientes con la cuenta de QuickBooks Desktop de una empresa- permite a los usuarios supervisar las ventas y hacer un seguimiento de los cambios en el inventario. QuickBooks Desktop Point of Sale también actualiza automáticamente el inventario en función de las ventas.