Qué es la nómina?

La nómina es todo el proceso de cálculo y distribución de los pagos a los empleados. Eso incluye hacer las retenciones y deducciones, distribuir los fondos y llevar los registros. En otros contextos, también puede referirse a la lista de empleados de una empresa que cobran o al total de fondos que se les paga.

Si su pequeña empresa tiene empleados, esto es lo que debe saber para gestionar su nómina sin problemas y cumplir con la ley.

Cómo puedo gestionar la nómina de mi pequeña empresa?

Las pequeñas empresas tienen dos opciones principales para gestionar el procesamiento de las nóminas:

Aunque procesar manualmente las nóminas también es una opción, no es una de las que recomienda nuestro sitio web. Adoptar un enfoque de bricolaje puede ahorrarle dinero al principio, pero este método lleva mucho tiempo, es complejo y aumenta las probabilidades de cometer errores.

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Qué implica?

La externalización de las nóminas o el uso de un software de nóminas limita considerablemente los cálculos y las responsabilidades administrativas que tendrá que asumir, aunque seguirá teniendo que mantener los registros de los empleados actualizados, enviar datos precisos a su proveedor y aprobar las nóminas.

Estas son las responsabilidades básicas de los empresarios en materia de nóminas:

Recopilar información personal y fiscal: Hacer que los empleados rellenen los formularios I-9 para verificar que son aptos para trabajar en EE.UU.S. y los W-4 para la correcta retención de impuestos. Puede realizarse con formularios en papel, en línea o a través de los portales de autoservicio de los empleados disponibles en la mayoría de los productos de software de nóminas. También es responsable de verificar los nombres, los números de la Seguridad Social, las tasas de pago, las horas trabajadas (para los empleados por hora) y otras deducciones.

Hacer los cálculos: Los productos de software de nóminas pueden ayudar con este paso, y los servicios de nóminas generalmente se encargan de hacerlo por completo.

• Calcule la remuneración bruta: Multiplicar las horas trabajadas del empleado por su salario por hora (o para los empleados exentos, utilizar su salario base para este paso).

• Calcula la compensación adicional: Esto puede incluir horas extras, propinas, bonos o comisiones.

• Calcule y remita las deducciones: Retener, informar y pagar las deducciones requeridas, que pueden incluir:

  • Seguridad Social, Medicare y desempleo, así como impuestos federales, estatales y locales. La mayoría de los servicios y programas de nóminas se encargan de presentar y pagar los impuestos en su nombre.

  • Beneficios como planes de jubilación, seguro médico, cuentas de ahorro para la salud y cuentas de ahorro flexibles. Si ha adquirido beneficios a través de su proveedor de software de nóminas, el proveedor podría remitir estos pagos por usted.

  • Embargos por deudas impagadas, incluyendo la pensión alimenticia, la manutención de los hijos, las facturas médicas y las deudas personales. Algunos servicios de nóminas y programas informáticos ofrecen servicios de gestión de embargos para ayudarle a cumplir con las órdenes judiciales y evitar sanciones.

• Calcular el salario neto: Añadir la compensación adicional y restar las deducciones del importe de la nómina.

Aprobar los depósitos directos o distribuir los cheques de pago: Después de ejecutar las nóminas, los depósitos directos o los cheques suelen tardar unos días en llegar; algunos programas de nóminas ofrecen opciones de depósito en el mismo día o al día siguiente.

Cuáles son los requisitos mínimos de las nóminas?

Además de los requisitos de retención de impuestos y embargos, la Ley de Normas Laborales Justas establece algunas normas adicionales para las nóminas:

• Mantenimiento de registros: Los empleadores deben registrar las horas de los empleados y el historial de pagos, así como exhibir un cartel oficial en el que se indiquen los requisitos de la FLSA.

• Salario mínimo: Los trabajadores no deben recibir menos del salario mínimo federal de 7 dólares.25 horas. En los estados en los que se aplican tanto la legislación federal como la estatal sobre el salario mínimo, los empleados deben recibir como mínimo el mayor de los dos salarios mínimos.

• Horas extras: Los empleados cualificados no exentos tienen derecho a recibir el pago de horas extras por las horas trabajadas más allá de las 40 semanales. (Algunos estados tienen leyes adicionales que exigen el pago de horas extras por el tiempo que exceda de ocho horas en un día.)

• Restricciones al trabajo infantil: Varias disposiciones de la FLSA protegen a los menores detallando las condiciones en las que pueden o no ser empleados.

Su estado puede tener también sus propias leyes sobre el trabajo infantil y el salario mínimo, así como las leyes que rigen los períodos de descanso, los períodos de comida, los requisitos de los días de pago y el salario predominante, el salario que los contratistas del gobierno deben ofrecer a sus empleados.

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¿Qué ocurre si cometo errores en las nóminas??

Además de comprometer la confianza de su valioso personal, los errores en las nóminas también pueden acarrear grandes costes financieros a su empresa o afectar a su flujo de caja. Estos son sólo algunos de los innumerables errores comunes en las nóminas, sus consecuencias y cómo evitar cada uno de ellos.

Cálculo erróneo de la paga

• Consecuencias: Tener que emitir una corrección de la nómina (podría afectar a la tesorería).

• Cómo evitarlo: Antes de ejecutar o aprobar la nómina, compruebe si hay discrepancias en las tasas de pago o las horas trabajadas. Si tiene empleados por horas, utilice una aplicación de seguimiento del tiempo que facilite la presentación de informes precisos.

Número de la Seguridad Social incorrecto u otros datos de identificación

• Consecuencias: Multas del IRS si no se resuelve un desajuste.

• Cómo evitarlo: Compruebe dos veces la introducción de datos y confirme la información con los empleados.

Llevar un registro descuidado

• Consecuencias: Diversas sanciones y multas del IRS, en función de la infracción.

• Cómo evitarlo: Mantenga los registros de los empleados actualizados, bien organizados y almacenados de forma segura. Los requisitos estatales varían, pero la Administración de Pequeñas Empresas recomienda almacenar los registros de las nóminas durante seis años.

Clasificar erróneamente a los contratistas independientes y a los empleados

• Consecuencias: Deber de horas extras no pagadas, deber de impuestos FICA atrasados, sanciones, posible tiempo de prisión.

• Cómo evitarlo: Familiarícese con las definiciones de empleado del IRS y obtenga los formularios fiscales adecuados o subcontrate el trabajo de clasificación de los empleados y otras tareas de la nómina a profesionales.

Incumplimiento de los plazos de depósito del impuesto sobre el trabajo

• Consecuencias: Importantes sanciones del IRS que aumentan con el tiempo.

• Cómo evitarlo: Si su software o servicio de nóminas presenta y paga los impuestos en su nombre, confirme que se está haciendo. Si pagas los impuestos por tu cuenta, configura recordatorios para las fechas de pago de los impuestos de la nómina para asegurarte de que los pagos se realizan a tiempo.

No pagar o calcular mal las horas extras

• Consecuencias: Se debe el pago de horas extras atrasadas más multas civiles de hasta 1.000 dólares por infracción.

• Cómo evitarlo: Mantenga registros de tiempo cuidadosos y precisos, y pague puntualmente todas las horas extras adeudadas.

Cómo puedo pagar a los empleados?

Tienes que considerar varias opciones de pago a los empleados, cada una con sus propias ventajas y desventajas:

Depósito directo

Ventajas:

• Precisión.

• Registros claros.

• No se puede perder o robar como los cheques de papel.

• No hay cuotas de los empleados.

Contras:

• No es práctico para empleados sin cuentas bancarias.

• Puede tomar tiempo para configurar inicialmente.

• Los empleadores pagan tasas de configuración y de transacción.

Consideraciones adicionales: De acuerdo con la ley federal (Electronic Fund Transfer Act o EFTA), los empleadores pueden exigir a sus empleados que se les pague a través de un depósito directo siempre que el empleado pueda elegir el banco a través del cual se recibe. Si elige el banco para el depósito directo, debe ofrecer otra opción de pago. Además, algunos estados tienen sus propias leyes sobre el consentimiento de los empleados para el depósito directo o las regulaciones de depósito directo.

Controles físicos

Ventajas:

• No se necesita una cuenta bancaria.

• Buen seguimiento en papel.

Contras:

• Pueden perderse o ser robadas.

• Los empleados que no tienen cuenta bancaria pueden tener que pagar comisiones por el cambio de cheques.

• Tarda en entregar los cheques.

Consideraciones adicionales: Con este método de pago, el empleador suele correr con los gastos de papel, impresión y franqueo. Si se utiliza el método de nómina manual, escribir los cheques de los empleados lleva mucho tiempo y está sujeto a errores.

Tarjetas de pago (tarjetas de débito prepagadas)

Ventajas:

• No es necesario depositar o cobrar un cheque.

• No se necesita una cuenta bancaria.

• Las mismas protecciones federales contra el fraude y la responsabilidad civil que las tarjetas de débito bancarias.

• Se puede utilizar directamente para hacer compras.

• Es fácil y rápido para los empresarios cargar fondos en las tarjetas de pago.

Contras

• Pueden aplicarse comisiones tanto para el empleado como para el empleador.

• Las tarjetas pueden perderse o ser robadas.

• Algunas empresas de servicios pueden congelar temporalmente las tarjetas de pago, lo cual es un problema si la tarjeta es la única forma en que un empleado puede acceder a los fondos.

Consideraciones adicionales: Los empleadores no pueden obligar a los empleados a recibir el pago a través de la tarjeta de pago. Los estados individuales también pueden tener leyes de tarjetas de pago en relación con cuestiones como el consentimiento, las tasas de retirada y la visualización del saldo actual.

Qué pasa con el dinero en efectivo?

A pesar de que todo el mundo tiende a amar el dinero en efectivo, no se recomienda llevar una nómina en efectivo. El dinero en efectivo se pierde o se roba con facilidad, dificulta el mantenimiento de registros precisos y resulta incómodo para los empresarios tener que retirarlo regularmente. Tal vez lo más importante es que una nómina en efectivo podría aumentar el riesgo de una auditoría del IRS, algo que todas las empresas quieren evitar.