Qué es el procesamiento de nóminas? Así es como funciona

El procesamiento de las nóminas es la forma en que las empresas gestionan la remuneración de los empleados y los impuestos correspondientes. Implica varios pasos, como la introducción de nuevos empleados en un sistema de nóminas, la retención de impuestos y el pago a los empleados. Aunque el uso de un software de nóminas o la subcontratación de este trabajo puede hacerlo más manejable, sigues siendo responsable de pagar a los empleados correctamente y de cumplir con las leyes estatales y federales.

Qué implica el procesamiento de las nóminas?

El procesamiento de las nóminas implica el cálculo del salario bruto de los empleados, los impuestos y las deducciones, así como el salario neto.

El objetivo final es pagar a los empleados la cantidad correcta a tiempo, pero es algo más que matemáticas. Las responsabilidades de un empleador en materia de nóminas incluyen el mantenimiento de los registros, el seguimiento de las horas de los empleados por hora, el cálculo de los impuestos retenidos y las deducciones, el depósito de los impuestos estatales y federales y el pago a las organizaciones por las elecciones de prestaciones de los empleados. Gran parte de este proceso está regulado por el Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Trabajo, y los errores pueden dar lugar a sanciones.

El procesamiento de la nómina se reduce a unos pocos pasos clave:

La mayoría de estos pasos pueden automatizarse con un software de nóminas o ser gestionados por un especialista si se subcontrata el trabajo. En ambos casos, sin embargo, usted será responsable de asegurarse de que todos estos pasos se completen.

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Quién procesa las nóminas?

Como propietario de una pequeña empresa, es su decisión.

Puedes procesarla por tu cuenta utilizando un software de nóminas, que puede simplificar el proceso con ejecuciones de nóminas programadas, plantillas para la elaboración de informes e integraciones con aplicaciones de seguimiento del tiempo. Pero incluso con algunos procesos automatizados, puede ocupar una parte de su día.

Para liberar esas horas y dedicarlas a operaciones de cara al cliente o a otros fines, se puede subcontratar el trabajo a un profesional. Los servicios de nómina y las empresas de contabilidad pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar las nóminas, así como a presentar y pagar los impuestos trimestrales y anuales.

Antes de tomar una decisión, «asegúrese de que está haciendo preguntas a un programa de software, organización o profesional», dice Keith Hall, presidente y CEO de la Asociación Nacional de Autónomos. «Intente entender cómo funciona y qué se le va a pedir antes de inscribirse.»

Requisitos para el procesamiento de las nóminas

Las pequeñas empresas deben cumplir las normas estatales y federales, y algunos requisitos estatales son más estrictos que los federales. Estos son algunos de los requisitos que toda pequeña empresa debe entender para procesar las nóminas.

Las clasificaciones de los empleados

No todos los empleados se clasifican de la misma manera a efectos de nómina, lo que significa que podría tener que pagarles de forma diferente.

Los empleados a tiempo completo, por ejemplo, suelen tener derecho a prestaciones y al pago de horas extras si trabajan más de 40 horas a la semana, aunque los empleados que cobran un salario suelen estar exentos del pago de horas extras. Los contratistas no tienen derecho a prestaciones y no se les retienen impuestos de sus nóminas.

Si no está seguro de cómo clasificar correctamente a los trabajadores, consulte a un contable o subcontrate el trabajo de recursos humanos a profesionales, ya que los errores de clasificación pueden dar lugar a infracciones y multas.

Retenciones y deducciones fiscales

Usted es responsable de retener los impuestos y las deducciones de los cheques de los empleados, así como de pagar los impuestos de la empresa.

Al procesar las nóminas, tendrá que saber cómo calcular los impuestos estatales y federales sobre la renta, que suelen ser pagados en su totalidad por el empleado y se basan en su información W-4. Asimismo, hay que retener los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, que pagan tanto la empresa como el empleado.

También está obligado a pagar el impuesto federal y estatal de desempleo para cada período de pago. Las tasas de impuestos por desempleo del estado difieren y pueden depender del historial de reclamaciones por desempleo de una empresa.

Leyes federales y estatales

También existen leyes laborales sobre cómo se deben calcular los ingresos de los empleados y cómo se realizan ciertos aspectos del proceso de nómina.

«Algunos impuestos se basan en el lugar donde vives, y otros en el lugar donde trabajas», dice John Manry, mentor de nóminas de la organización sin ánimo de lucro para pequeñas empresas Score. Añade que algunos sectores, como el de la construcción, son intrínsecamente complicados a la hora de procesar los impuestos sobre la nómina.

Todos los empleadores son responsables de cumplir con estas leyes, que describen cosas como la tasa de salario mínimo nacional, los registros que tiene que mantener para los empleados no exentos y cómo embargar los salarios por una orden judicial. En algunos casos, las leyes estatales pueden ser más específicas que las leyes federales.

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Cómo evitar errores en las nóminas

«Casi siempre, los errores más comunes son simples errores matemáticos», dice Hall. «Se olvida el signo menos o el signo más o se olvida de traspasar un número.»Como los errores pueden ser tan simples como la transposición de números, añade, es una buena práctica comprobar el trabajo más de una vez.

Otros errores comunes en las nóminas de las pequeñas empresas son no retener lo suficiente de los impuestos de los empleados durante las nóminas o presentarlas con retraso, según el IRS.

Para evitar estos errores y las sanciones que conllevan, concilie su nómina antes de ejecutarla. Esto significa cotejar los salarios de los trabajadores, las horas trabajadas, las retenciones y las deducciones con sus registros, asegurándose de que los números coinciden y corrigiendo los errores antes de que se aprueben las nóminas y los depósitos directos.

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